KI für Steuerberater: die Arbeit, die sich wiederholt
In der Saison sieht der Arbeitstag in einer Steuerkanzlei anders aus als im Rest des Jahres. Belege kommen in jeder denkbaren Form herein, Mandanten fragen nach dem Stand, Bescheide wollen gelesen, Fristen eingehalten und Rückfragen beantwortet werden. Ein Werkzeug, das die immer gleiche Vorarbeit übernimmt, käme gelegen.
Das Material, an dem dieses Werkzeug arbeiten müsste, ist besonders geschützt. Mandantendaten in der Steuerkanzlei unterliegen der berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflicht und § 203 StGB, der die Offenbarung anvertrauter Geheimnisse unter Strafe stellt und die Einbeziehung mitwirkender Personen an Bedingungen knüpft; auf Seiten der Finanzverwaltung kommt das Steuergeheimnis hinzu. Ein Sachverhalt aus einer Betriebsprüfung ist deshalb keine Kleinigkeit, auch wenn er sich in ein Chatfenster schnell hineintippt.
Die Kammern haben dazu Leitplanken veröffentlicht; von der Bundessteuerberaterkammer gibt es eine FAQ zum Einsatz von KI. Maßgeblich ist jeweils die aktuelle Fassung bei Ihrer Kammer.
Wo KI in der Steuerkanzlei Arbeit abnimmt
Zwei Sorten von Arbeit eignen sich besonders: die am Beleg und die am Text.
Am Beleg und im eigenen Bestand
Belege lassen sich vorsortieren, bevor ein Mensch sie in die Hand nimmt: nach Mandant, Zeitraum und Belegart, mit den erkannten Feldern und einem Hinweis, wenn etwas nicht zusammenpasst. Wichtig ist dabei die Regel für den Zweifelsfall, also was geschieht, wenn die Zuordnung unsicher bleibt. Ein Vorschlag, der ungeprüft in die Buchung wandert, verlagert den Aufwand nur nach hinten, in die Korrektur.
Ähnlich funktioniert die Suche in den eigenen Arbeitspapieren. Wie eine vergleichbare Konstellation früher behandelt wurde, steht meist schon irgendwo: in einem Vermerk, einer Mandantenakte, einer Notiz aus einer Prüfung. Wer die Frage einmal ausformuliert, bekommt die Fundstellen samt Herkunft angezeigt, statt sich durch Ordnerstrukturen zu klicken. Die bestehenden Zugriffsrechte müssen dabei auch für die Suche gelten.
Am Text
Mandantenkorrespondenz entsteht als Entwurf: die Nachfrage nach fehlenden Unterlagen, die Erläuterung einer Abweichung, die Rückmeldung zu einem Bescheid. Das Team prüft, ergänzt und schickt ab. Vorlagen und frühere Schreiben aus Ihrem Haus geben dabei die Form vor, damit der Entwurf nicht nach Serienbrief klingt.
Bescheide und BMF-Schreiben lassen sich für die interne Arbeit zusammenfassen: worum es geht, was sich gegenüber dem Bisherigen ändert, welche Mandate betroffen sein könnten. Die fachliche Lektüre bleibt danach genauso nötig wie vorher. Was die Zusammenfassung erledigt, ist die vorgelagerte Frage, was überhaupt gelesen werden muss – und wer ein längeres BMF-Schreiben schon einmal nach der einen relevanten Randziffer durchsucht hat, kennt den Unterschied.
Warum das lokal laufen sollte
Jeder externe Dienst, der Mandantendaten verarbeitet, ist ein zusätzlicher Mitwisser, den Sie vertraglich binden, technisch absichern und dokumentieren müssen. Lokale Verarbeitung hält diesen Kreis klein: Gerechnet wird auf einem Rechner in Ihren Räumen, und die Inhalte verlassen das Haus zu keinem Zeitpunkt.
Ein zweiter Punkt fällt in Steuerkanzleien stärker ins Gewicht als in anderen Branchen, nämlich die Dauerlast. Belegverarbeitung fällt in großen Mengen und über Monate gleichmäßig an. Bei Abrechnung nach Token wächst die Rechnung mit jedem verarbeiteten Beleg. Eigene Hardware kostet einmalig, dazu Strom und Betreuung, und zwar unabhängig vom Volumen.
Das ist eine Beschreibung der Technik und keine berufsrechtliche Bewertung. Ob Ihre Kanzlei ein Sprachmodell an Mandantendaten lässt und unter welchen Auflagen, entscheidet sich an Ihrem Berufsrecht, an den Vorgaben Ihrer Kammer und an der Einschätzung Ihres Datenschutzbeauftragten. Rechtsberatung ist dieser Abschnitt ausdrücklich nicht.
Den technischen Unterbau dazu – Hardware, Modellauswahl, Messwerte und die Grenzen offener Modelle – beschreiben wir unter lokale KI. Wer bei Begriffen wie Kontextfenster oder Quantisierung nachschlagen will, findet sie im KI-Glossar.
Unser Vorgehen
Zuerst eine nüchterne Sortierung. Welche Aufgaben in Ihrer Kanzlei sind häufig genug, gleichförmig genug und ausreichend fehlertolerant, um sie einem Modell vorzulegen? Aus der Antwort ergeben sich Kontextlänge, Nutzerzahl und Hardwarebedarf, und häufig fällt dabei ein Teil der ursprünglichen Ideen wieder heraus.
Danach ein Pilot an einer Aufgabe, mit echten Mandaten und einem Vorher-Nachher, das Sie selbst nachrechnen können. Fällt das Ergebnis mager aus, sagen wir Ihnen das. Trägt es, kommen weitere Aufgaben dazu und der Betrieb wird geregelt: bei uns, bei Ihrem IT-Dienstleister oder aufgeteilt mit benannten Zuständigkeiten. Sinnvollerweise beginnt der Pilot außerhalb der Saison.
Häufige Fragen zu KI für Steuerberater
Dürfen Mandantendaten in eine Cloud-KI?
Berufsrechtlich beantworten das Ihre Kammer und Ihr Datenschutzbeauftragter. Technisch lässt sich beschreiben, was geschieht: Der Inhalt geht an einen Anbieter, wird dort verarbeitet und liegt zumindest vorübergehend auf dessen Systemen. Sie brauchen dann eine Rechtsgrundlage, einen Auftragsverarbeitungsvertrag, Klarheit über die Speicherorte und eine belastbare Auskunft dazu, ob Ihre Eingaben zum Training verwendet werden. Nichts davon ist unmöglich, aber es ist Arbeit, und sie fällt bei jedem Anbieter- oder Tarifwechsel erneut an. Auf eigener Hardware gibt es diesen Empfänger nicht, und mit ihm entfällt der größte Teil der Prüfkette.
Was sagen die Leitlinien der Kammern?
Die Kammern haben zum Einsatz von KI Leitplanken veröffentlicht; von der Bundessteuerberaterkammer gibt es dazu eine FAQ. Wir geben deren Inhalt hier absichtlich nicht wieder, weil solche Veröffentlichungen fortgeschrieben werden und eine Zusammenfassung auf einer Anbieterseite Sie im Zweifel in die Irre führt. Maßgeblich ist die jeweils aktuelle Fassung bei Ihrer Kammer, und Zweifelsfragen klären Sie dort. Von uns kommt die technische Seite: was ein Aufbau leistet, wo die Daten liegen, wer sie zu sehen bekommt.
Ersetzt KI die fachliche Prüfung?
Nein, und der Grund ist einfach: Ein Sprachmodell kennt weder die Mandatslage noch Verantwortung. Es erzeugt Text, der plausibel aussieht, und das gilt auch für Paragrafenangaben, BMF-Fundstellen und Rechenwege. Alles, was an Zahlen und Verweisen aus dem Modell kommt, ist ein Vorschlag zur Prüfung. Die Verantwortung für Erklärung, Buchung und Beratung bleibt beim Berufsträger. Daran ändert kein Werkzeug etwas, und ein Anbieter, der Ihnen das anders verkauft, verkauft Ihnen ein Haftungsrisiko.
Lässt sich das mit DATEV und anderer Kanzleisoftware verbinden?
Eine Anbindung ist der übliche Wunsch und häufig auch möglich, über die Schnittstellen Ihres Herstellers und im Rahmen dessen, was Ihre Lizenz zulässt. Was daraus in Ihrer Installation wird, sehen wir erst, wenn wir sie kennen; Zusagen zu Umfang oder Aufwand machen wir vorher keine. Realistisch ist oft ein Zwischenweg: Das Modell arbeitet mit Exporten und gibt die Ergebnisse in einer Form zurück, die sich weiterverarbeiten lässt, statt tief in ein fremdes Produkt einzugreifen.
Lohnt sich lokale KI für eine kleine Kanzlei?
Manchmal ja, manchmal nicht, und die Antwort hängt weniger an der Mitarbeiterzahl als am Volumen gleichartiger Arbeit. Eine kleine Kanzlei mit vielen ähnlich gelagerten Mandaten lastet eine Maschine besser aus als eine größere mit lauter Einzelfällen. Die Hardware-Untergrenze liegt dabei niedriger, als viele annehmen; was eine einzelne Grafikkarte trägt, haben wir gemessen und veröffentlicht. Rechnet sich der Aufbau für Ihren Zuschnitt nicht, hören Sie das im Vorgespräch und nicht nach der Beschaffung.
Was ist der erste Schritt?
Schicken Sie uns keine Daten, sondern beschreiben Sie einen Ablauf. Am aussagekräftigsten ist der, über den sich das Team in der Saison am meisten ärgert. Daran schätzen wir ab, ob ein Sprachmodell dort etwas ausrichtet, welche Hardware nötig wäre und was der Betrieb danach dauerhaft kostet. Ergibt diese Rechnung nichts, endet es an dieser Stelle ohne Angebot.